Este menu é uma agenda compartilhada da redação. É possível cadastrar, editar e organizar os contatos.
Nota: esta área possui integração com outros menus - eles serão indicados ao longo das explicações. Pode-se cadastrar o contato em ‘Agenda’ e utilizar em determinados formulários do sistema, assim como também é possível cadastrar dentro do documento e exportar os dados do contato para ‘Agenda’.
Esta é a tela principal do menu, abaixo a explicação de cada campo.
Criando contatos
O primeiro passo é clicar em ‘Novo’. Em seguida, será aberto um formulário para que se preencha as informações do contato. Veja:
Nome: insira o nome e sobrenome do contato que deseja cadastrar. Único item obrigatório. Os demais campos são opcionais.
Profissão: insira a profissão da fonte
Empresa: escreva o nome da empresa que o contato trabalha
Endereço: insira um endereço – pode ser do local de trabalho do contato, ou ainda da casa dele
Grupos: selecione qual grupo o contato pertence
E-mails: adicione quantos e-mails forem necessários
Telefones: adicione quantos telefones desejar (celular, fax, residencial, comercial etc.).
Informações: escreva características extras sobre a fonte – físicas, pessoais, especializações e outras informações que possam identificá-la
Privado: define um contato como privado. Neste caso, as informações sobre a fonte ficam disponíveis apenas para quem fez o cadastro. E contato ficará marcado com o ícone de cadeado.
Com exceção do nome, todos os demais campos do formulário são opcionais, mas é interessante que sejam preenchidos, pois há um mecanismo que permite a busca por palavras chaves. Após preencher as informações, clique em ‘Salvar’ para adicionar o contato e ‘Cancelar’ caso desista da ação.
Uma vez que o contato esteja cadastrado, é possível ‘Editar’ e ‘Excluir’. Ao clicar no checkbox, aparecerá no menu superior as opções de ‘Editar e Excluir'.
Ao clicar em ‘Editar’, o formulário será aberto para que se altere as informações. Após realizar todas as alterações, clique em ‘Salvar’ para aplicar ou ‘Cancelar’ para desistir.
Ao clicar em ‘Excluir’, o sistema irá exibir a mensagem conforme mostra a imagem abaixo. Clique em ‘Sim’ caso deseje apagar o contato e ‘Não’ para desistir da ação.
Nota: não é possível excluir contatos vinculados a documentos. Caso tente realizar esta ação, será apresentada a seguinte mensagem:
Para visualizar as informações do contato, basta clicar uma vez sobre ele e, em seguida, note que se abrirá à direita todas as informações referentes ao contato selecionado. Observe que também são mostradas informações de criação do contato, tais como: data, horário e usuário que criou ou alterou o contato selecionado.
Criando grupos
No canto superior direito, pode-se ver o botão ‘Mais’. Ao clicar, será expandido a opção ‘Grupos’. Para criar um grupo, basta clicar no botão ‘Novo’ e o campo será habilitado para que se digite o grupo desejado.
Após digitar, clique em ‘Salvar’. Todos os grupos ficarão disponíveis em ordem alfabética, um embaixo do outro. Do lado direito dos grupos é possível visualizar as opções ‘Editar’ e ‘Excluir’
Ao selecionar a opção ‘Editar’, o campo será aberto para que se altere. Clique em ‘Salvar’ para aplicar a alteração e ‘Cancelar’ para desistir de editar.
Ao selecionar a opção ‘Excluir’, aparecerá a mensagem: ‘Tem certeza?’. Clique em ‘Sim’ para confirmar e ‘Não’ para desistir da exclusão.
Conforme o sistema for sendo alimentado, será possível consultar os contatos nesta área.
Para conhecer outras funcionalidades. acesse outras seções disponíveis nesta plataforma.
